INFORMATIVA ex art.13 del Regolamento (UE) 2016/679

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Gentile aspirante socio/a,

la informiamo che l’Associazione Mind.Ev.I (in seguito chiamata Associazione) in qualità di Titolare e Responsabile, del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 di immediata applicazione anche in Italia, in attesa del Decreto previsto della Legge Comunitaria n. 163/2017 che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, tratterà i suoi dati personali, identificativi e anagrafici secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Ai sensi dell’art. 13 del DGPR con le seguenti modalità:

Figure che intervengono

Interessato – Colui che conferisce i propri dati personali ed al quale la presente informativa è rivolta;

Titolare del trattamento – Associazione che raccoglie il dato e lo elabora, archivia o trasmette;

Responsabile del trattamento – L’eventuale incaricato del trattamento;

Terzo che riceve il dato – Colui al quale il dato è conferito.

Modalità di trattamento

La raccolta ed il trattamento dei Suoi dati personali avranno luogo, dopo il Suo consenso. Il trattamento potrà avvenire anche con l’ausilio di mezzi cartacei, elettronici, informatici o via web per le operazioni indicate dall’art. 4 del Codice e dall’art. 4 n.2 del GDPR quali: registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modificazione, estrazione, utilizzo, comunicazione, cancellazione. Verranno conservati in luoghi chiusi, la cui chiave sarà conservata presso la sede dell’Associazione e su un PC dotato di firewall, antivirus. Il trattamento consisterà nella raccolta, registrazione, elaborazione, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.

Finalità del trattamento

Il trattamento, a seguito del Suo consenso, è finalizzato alla gestione della Sua richiesta di iscrizione alla Associazione ai sensi dello Statuto, all’inserimento nel libro dei soci, al tesseramento, alla partecipazione alle attività proposte da Associazioni e/o Reti Associative. All’indirizzo mail, che indicherà in sede di richiesta di iscrizione, saranno inviate comunicazioni relative alle attività istituzionali.

Dati sensibili

Il trattamento tratterà principalmente i dati personali non rientranti nel novero dei dati.

Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento è necessario ed obbligatorio per le citate finalità ed il diniego comporterà l’impossibilità di procedere con la sua ammissione a socio presso la nostra Associazione.

Comunicazione dei dati

I dati da Lei forniti verranno trattati dalla Associazione e comunicati esclusivamente, per le finalità indicate dal trattamento, agli eventuali enti di affiliazione e/o alle reti associative cui l’Associazione partecipa per le finalità istituzionali conseguenti, necessarie per il tesseramento e per lo svolgimento delle attività sportive con tali organismi. Gli stessi agiranno in piena autonomia in qualità di Responsabili del trattamento per i rispettivi adempimenti di competenza. Inoltre i dati stessi, a richiesta, saranno comunicati a Pubbliche Amministrazioni per fini di legge.

Luogo e modalità di conservazione

I dati personali saranno conservati, dal Titolare del trattamento, su supporto cartaceo e/o su server informatici, in luoghi di norma ubicati all’interno della Comunità Europea. A richiesta dell’interessato, in riferimento a quella data, verranno comunicati gli indirizzi di conservazione.

Periodo di conservazione dei dati

I suoi dati saranno conservati per tutto il tempo necessario previsto dalla normativa vigente e dalle disposizioni civilistiche e fiscali. Gli stessi saranno archiviati in file protetti per il periodo previsto dalle normative di legge, ed al termine distrutti.

Il conferimento dei dati è obbligatorio per il raggiungimento delle finalità istituzionali dell’Associazione ed è quindi indispensabile per l’accoglimento della sua domanda di ammissione a socio/a per il tesseramento presso i soggetti indicati al punto 5.

In base all’art. 36 del c.c., la normativa fiscale relativa agli enti non profit, in particolare l’art. 148 del T.U.I.R., dell’art. 4 del D.P.R. 633/72 e dell’art. 90 della Legge 289/2002.

L’eventuale rifiuto a fornirli comporta l’impossibilità di accogliere la Sua domanda di iscrizione e tesseramento, non essendo in tale ipotesi possibile instaurare il rapporto associativo previsto dallo statuto che è alla base della possibilità di poter usufruire delle agevolazioni fiscali spettanti alla ASD/SSD ed anche alla possibilità di partecipare alle attività organizzate dalla Associazione e dagli enti citati al punto 6.

Diritti dell’interessato

In ogni momento Lei potrà esercitare i suoi diritti con specifica istanza, da inviare alla Associazione attraverso il Titolare del trattamento, tramite raccomandata o PEC, potrà conoscere quali sono i Suoi dati personali in possesso della Associazione, chiederne la modifica, la rettifica o la distruzione.

Inoltre potrà completarli, aggiornarli o richiederne copia. Eventuali richieste di copie su supporto cartaceo non ritirate presso la sede dell’Associazione saranno soggette a contributo spese di invio. Potrà inoltre, con le stesse modalità, revocare il consenso, opporsi al trattamento di tutti o parte dei dati, o chiederne l’invio a terzi da Lei indicati. Potrà proporre reclami al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenesse violati i Suoi diritti.

Modalità di controllo

Verranno posti in essere controlli di sicurezza funzionali in ambito informatico e web mediante:

– Controllo e tracciabilità degli accessi mediante ID e Password di livelli diversi;

– Codifica del Trattamento con individuazione e partizione dei processi;

– Sistema di protezione da malware;

– Minimizzazione dei dati trattati.

Verranno predisposti controlli periodici di sicurezza fisici mediante:

– Conservazione di supporti cartacei in luoghi protetti ed accessibili solo a personale incaricato;

– Conservazione dei supporti fisici del server in luogo protetto e Backup dei dati;

– Stipula di contratti accurati in tema di trattamento dei dati personali.

Verrà predisposta specifica formazione del personale che abbia accesso ai dati personali.

Non esiste alcun processo decisionale automatizzato, né alcuna attività di profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4 del D.G.P.R.

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